Kancelarie doradztwa prawnego prowadzące rozliczenia w formie faktury VAT są od 2026 roku objęte obowiązkowym Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Mandat już działa — to nie kwestia „kiedy się zacznie", tylko jak najsprawniej przejść transformację bez utraty obrotu.
Poniżej kompaktowy przegląd dat, sankcji i tego, co trzeba zrobić, żeby faktura VAT trafiała do klienta zgodnie z aktualnymi wymogami.
Aktualny harmonogram
Mandat KSeF jest wdrażany etapowo:
- Od 1 lutego 2026— obowiązkowy dla dużych czynnych podatników VAT (sprzedaż > 200 mln zł brutto w 2024 r.). źródło: Ministerstwo Finansów.
- Od 1 kwietnia 2026 — obowiązkowy dla pozostałych czynnych podatników VAT. Dotyczy to praktycznie wszystkich kancelarii rozliczających się fakturą VAT. źródło: ksef.podatki.gov.pl.
- Od 1 stycznia 2027— obowiązkowy dla zwolnionych z VAT i najmniejszych podatników (faktury ≤ 450 zł, obrót ≤ 10 000 zł/mies.).
Odbiór e-faktur przez KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich stron od 1 lutego 2026 — nawet jeśli sami faktur jeszcze nie wystawiacie przez KSeF, wasz dostawca już to robi.
Czy są sankcje za nieprzestrzeganie?
W okresie przejściowym tak — ale złagodzone. Egzekwowanie kar finansowych za naruszenia w KSeF jest zawieszone do 31 grudnia 2026 r. źródło: amavat.pl. Mandat obowiązuje, ale za błędy w okresie przejściowym nie ma na razie finansowych konsekwencji. Po 1 stycznia 2027 sankcje wracają.
Co konkretnie musi zrobić kancelaria
W praktyce trzy rzeczy:
- Wybrać sposób wystawiania faktur w KSeF. Albo bezpośrednio przez aplikację Ministerstwa Finansów (e-mikrofirma / aplikacja KSeF), albo przez dostawcę księgowości wspierającego KSeF (Fakturownia, inFakt, Wfirma, IFirma, Sage).
- Zarejestrować się w KSeF i nadać uprawnienia. Konto firmowe + role dla księgowych. Procedura w portalu podatki.gov.pl.
- Zaktualizować wzorzec faktury. KSeF wymaga ustrukturyzowanej faktury w schemacie XML. Większość platform robi konwersję automatycznie. Numer KSeF nadawany jest po wystawieniu.
Dla typowej kancelarii (5–10 faktur miesięcznie) wystarczy najtańsza taryfa Fakturowni lub inFakta — 30–50 zł/mies. — z toggle „wystaw przez KSeF" włączonym domyślnie. Nie wymaga to integracji z księgowością zewnętrzną ani zmiany umowy z biurem rachunkowym.
Co z usługami asystenta głosowego Onla
Onla wystawia faktury VAT za usługę zgodnie z KSeF. Klient otrzymuje numer KSeF i może zaksięgować fakturę bezpośrednio z systemu KSeF — bez wysyłki e-mailem i bez prowadzenia korespondencji o e-fakturę.
Wszystkie taryfy Onla (Pilot 14 dni 1 495 PLN netto, Micro 495 PLN netto/mies., Start 1 495 PLN netto/mies., Pro 2 995 PLN netto/mies.) są wyceniane netto, VAT 23% naliczany na fakturze. Pełna oferta — /oferta.
Praktyczne wskazówki
- Numer KSeF na fakturze. Pojawia się po wystawieniu w systemie — można go znaleźć w panelu KSeF lub w systemie księgowym. Nie jest to numer wewnętrzny faktury — jest to identyfikator KSeF nadany przez MF.
- Termin wystawienia. KSeF nie zmienia terminu wystawienia faktury (do 15 dnia kolejnego miesiąca po wykonaniu usługi).
- Klient zagraniczny. KSeF dotyczy faktur krajowych. Faktury dla klientów spoza Polski wystawiane są poza KSeF.
- Faktury korygujące. Wystawiane także przez KSeF — musi być powiązanie z fakturą pierwotną.
Co Onla nie zrobi
Onla nie jest księgowością i nie wystawia faktur w imieniu Kancelarii klienta. Onla obsługuje połączenia przychodzące do Kancelarii i rezerwuje konsultacje. Faktury za usługi prawne wystawia Kancelaria samodzielnie (lub jej biuro rachunkowe).
Jeśli chcecie zobaczyć, jak Onla działa w Państwa kancelarii — zapiszcie się na 15-minutowe demo. Pokażemy demo rozmowy + dashboard + integrację z HubSpot / Bitrix24 / Pipedrive / Google Calendar.
Źródła
- Ministerstwo Finansów — Plan wdrożenia KSeF
- Zakres obowiązkowego KSeF — Portal podatkowy
- Amavat — aktualny harmonogram KSeF
Ostatnia aktualizacja: 13 maja 2026. Artykuł nie jest poradą prawną — konkretną sytuację warto omówić z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym.